Ist das digitale Büro wirklich machbar oder doch nur ein Märchen?

Es könnte so einfach und bequem sein – Rechnungen am PC per Email verschicken, Termine via App im Smartphone notieren und die Steuererklärung per Tablet in der Bahn erledigen – die Realität sieht anders aus.

Gibt es das digitale Büro wirklich oder machen wir uns da nur etwas vor?

Jeder von uns hat mittlerweile ein Smartphone, PC oder Laptop, wenn nicht sogar noch eine Smartwatch. Das sind prima Voraussetzungen um sein Büro von dem Papierchaos und Aktenordner-Wahnsinn zu befreien. Nicht nur der Papierkram würde in einem digitalen Büro der Vergangenheit angehören. Ebenso wären Terminkalender, Stifte, Lineal, Klarsichtfolien, Büroklammern und weitere Büroutensilien Relikte aus dem letzten Jahrhundert. Aber nein, seit dem Beginnt des digitalen Zeitalters (so um Jahr 2000 herum), hat sich nicht viel getan. Im Gegenteil, der Papierverbrauch ist seit dem kontinuierlich gestiegen und erfährt erst jetzt eine Stagnation.

Wieso wollen wir uns nicht komplett digitalisieren?

Der Wille, alles zu digitalisieren und ein 100 prozentiges digitales Büro zu führen ist da, so der Tenor. Allerdings macht uns wie so oft das Budget einen Strich durch die Rechnung. Ist es wirklich so? Laut einem Artikel der Bikom, äußern sich Firmen folgendermaßen zu den Ängsten einer kompletten Digitalisierung:

  1. Investitionsbedarf zu hoch (60%)
  2. Zugriff auf sensible Unternehmensdaten (41%)
  3. Angst vor Datenverlust (40%)
  4. Wirtschaftlicher Nutzen unklar (37%)
  5. Innerer Widerstand (28%)
  6. Rechtliche und regulatorische Bestimmungen (27%)

Andere haben den Umstieg geschafft oder sind gerade dabei. Ein Beispiel: Vor kurzem konnte ich den kompletten Briefverkehr meiner Krankenkasse auf digital stellen. Die Kommunikation mit der Krankenkasse ist nun digital und somit flexibel und vor allem zeitunabhängig. Ich brauch einen Versichertennachweis – Klick! Ich möchte meine Krankmeldung einreichen – Klick! Adressänderung – Klick! Und so weiter.

Blickt man etwas weiter über den Tellerrand, sieht man, dass es nicht möglich ist papierlos in der Welt herumzureisen. Flugtickets innerhalb Sambias werden z.B. noch per Hand auf einem Zettel geschrieben. Genauso wie in Teilen Indiens, kommt man mit seinem coolen Smartphone-Ticket als QR-Code auch nicht weit.

Ist es denn zu viel verlangt, wenn ein Industriestaat wie Deutschland seine bürokratischen Einrichtungen und Vorgänge komplett auf Digital umstellt? Zu groß ist die Angst vor dem Super-GAU, dass alle Daten mit einem Schlag zerstört werden oder einem Cyberangriff zum Opfer fallen. Hinzu kommt das fehlende Personal, dass erst einmal auf das digitale Zeitalter 2017 eingestellt werden muss. Natürlich ist es auch eine Kostenfrage, doch wenn es um Veränderung geht, sind alt eingesessene Bürokraten kaum zu bewegen.

Die Haptik zählt

Etwas in die Hand nehmen: Farbige Post-it

Von klein an wollen wir Dinge in den Händen halten und untersuchen. Das hört im Alter nicht auf. Bevor wir einen neuen Laptop kaufen, wollen wir ihn anfassen. Deutlicher wird das Beispiel im Modegeschäft – keiner kauft einen Pulli, ohne ihn vorher angefasst hat. Dieser Drang nach Dingen in der Hand zu halten, zu fühlen, wird wohl immer bleiben. Aus diesem Grund wird es auch immer Verfechter des analogen Kalenders geben. Ich gebe zu – trotz meines ultra coolen Galaxy Tab S3 und seiner Stiftfunktionen, besitze auch ich einen analogen Kalender. Jedes Jahr kaufe ich mir einen Jahreskalender im Otto-Office-Shop und hänge mir diesen ins Büro. Auf diese Weise habe ich das ganze Jahr mit nur einem Blick im Überblick und kann binnen Sekunden Sprünge über Monate und von Termin zu Termin machen.

Rechnungen aufbewahren

Weitere Büroutensilien, die ich wie den Jahreskalender jedes Jahr im OTTO Office kaufe sind die Aktenordner. Neben wichtige Dokumente, wie die Geburtsurkunden, bewahre ich alle Rechnungen mindestens 10 Jahre für das Finanzamt auf. Das ist so vorgeschrieben, außer man erhält eine digitale Rechnung, dann ist sie auch nur digital aufzuheben. Da jedoch längst noch nicht alle Firmen auf das digitale Pferd umgesattelt sind, aus Gründen, die ich weiter oben aufgelistet habe, erhalte ich weiterhin Rechnungen, die mir nur als Papierform vorliegen. Aktenordner auf, Rechnung rein, Aktenordner in den Schrank – fertig.

Briefpost digitalisieren

Wie handhaben digitale Nomaden das eigentlich mit der Post? Wer für Monate oder gar Jahre um die Welt zieht, der hat doch keinen festen Briefkasten mehr, oder müssen die alle paar Wochen zu ihrem Postfach irgendwo in der Mitte der Welt eilen? Die Antwort ist knapp und stützt sich auf den Wunsch des digitalen Büros – Dropscan! (Der Scanservice in der Cloud). Dropscan scannt dir deine Briefpost für einen monatlichen Beitrag (privat fängt es bei 12,90 Euro an) und sendet es dir per Email zu. Vorher richtet man natürlich ein, dass deine Post an Dropscan geschickt wird. Anschließend kannst du entscheiden, ob du die Post nur digital behalten möchtest oder ob Dropscan den Brief für dich aufbewahren soll.

Elektronische Briefe analog verschicken lassen

Das gleiche Spiel geht auch anders herum. Wer unbedingt einen Brief als realen Brief verschicken muss, ihn jedoch aus dem Urwald nicht verschickt bekommt, oder ganz einfach kein Drucker hat, der kann so einen Dienst wie PixelLetter ihn anbietet nutzen. PixelLetter druckt dir deinen Word- oder PDF-Dokument aus und versendet es in einem Briefumschlag an deine gewünschte Adresse bzw wirft den Brief für dich in den Briefkasten der Deutschen Post. Das alles kostet zwar etwas, ist aber möglich.

Fazit

Anscheinend existiert das digitale Büro, was wahrscheinlich erfolgreiche digitale Nomaden weltweit schon nutzen, hier in Deutschland aber noch nicht die Regel entspricht. Mit den richtigen Tools kann man auch noch die Gängelungen vereinzelter Firmen und staatlichen Einrichtungen nachkommen, wenn auch der Geldbeutel dabei etwas leidet – relativiert sich jedoch durch die “Nichtanschaffungen” des realen Büros. Ich halte noch in gewissen Situationen am Papier und Stift fest. Du darfst aber gerne wieder vorbei schauen, wenn ich 2022 vom meinem digitalen Nomadenleben aus Peru berichte.

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